為何商業謄寫服務至關重要？

科技改變了我們的溝通方式，在商業環境中尤其如此。如今，企業透過電話會議和網絡研討會等不同的音訊或影像媒體傳達訊息和與持份者溝通。由於商業及法律目的，企業須準確記錄其通訊內容，但我們過去所依賴的傳統抄寫筆記方式可能已不適合現今社會。因此，企業謄寫服務可派上用場。

有什麼類型的謄寫服務？

常見的謄寫服務有兩種，兩者各有利弊，而選擇哪種謄寫服務主要取決於文本的目的。

逐字謄寫：這種類型的謄寫將錄音和影片文件的口語直接轉為文字，講者發出的每一個聲音都將會包括在內，例如「呃」、「啊」等填充詞及清喉嚨聲。謄本亦會記錄文本中的環境噪音，如電話響聲。

經編輯謄寫：謄寫員需決定謄本中保留哪些語句，並刪去影響理解的填充詞及重複語，從而提供更清晰、精簡和易讀的謄本。編輯謄本的方式包括：

• 刪除填充詞：刪除不必要的詞句，例如「啊」、「就是說」等。
• 省略重複的語句：在經編輯謄寫服務中，謄寫員會刪除講者無意中重複的語句，例如結巴。
• 刪除停頓及雜音：可刪除任何與主要講者或錄音/影片內容無關的內容，包括背景雜音和咳嗽聲。

以下的兩句句子分別採用逐字和經編輯方式謄寫。

逐字：我昨天碰到小明了，他看起來……嗯……就是好像很、很累，我覺得他一定是……就是說他最近一定是很努力工作的吧。

經編輯：我昨天碰到小明，他看起來很累，他最近一定很努力工作。

企業何時需要使用謄寫服務？

但企業什麼時候需要使用謄寫服務呢？有些人可能認為，只有在如法律訴訟中等特殊情況下才需要謄寫服務，但事實上，各類企業日常業務工作也可用上謄寫服務！

• 商務會議：如您需要以書面形式記錄會議內容，謄寫服務正符合您的需要。
• 字幕製作：若您想令觀眾更容易明白影片內容，謄寫服務便能派上用場。
• 訪談：可謄寫公司在市場研究中進行的訪談，並用以出版。

專業謄寫服務的好處

有些企業會指派員工擔任內部謄寫員，希望藉以節省聘請專業語言服務人員的費用。然而，將錄音文件轉換成文字可能比您想像的更為耗時，尤其是當您的員工並不具備相關專業知識或經驗。那麼，為何不聘請專業翻譯公司為您處理這項工作，讓您的員工可專注於核心業務活動或其他重要工作呢？

專業謄寫員與業餘人士製作的謄本一般存在明顯差異。專業人員遵守嚴格的品質標準，並慣於聆聽各種口音，因此其製作的謄本準確度會較高。